1. L’HABILITATION, POURQUOI ?

L’habilitation permet d’être reconnu par les Pouvoirs Publics, sans pour autant constituer un label ou une marque de qualité.

Elle est obligatoire pour :

• percevoir des contributions publiques destinées à la mise en œuvre de l’aide alimentaire. Il s’agit de toute aide, en nature ou financière, apportée par l’Union européenne, l’État, les collectivités territoriales ou les établissements publics. Au-delà des subventions publiques, il peut notamment s’agir de la mise à disposition d’un local, de la mise à disposition de personnel, du règlement des factures d’eau, d’électricité ou de gaz d’une structure.
• pour bénéficier de denrées financées par le Fonds européen d’aide aux plus démunis – FEAD ou par le Crédit National des Epiceries Sociales - CNES, même indirectement (via une Banque Alimentaire par exemple) ;
• pour bénéficier de denrées ayant fait l’objet d’une défiscalisation pour le donateur, même indirectement (via une Banque Alimentaire par exemple)
• Signer une convention avec un distributeur du secteur alimentaire dans le cadre de la loi relative à la lutte contre le gaspillage alimentaire.

Pour autant, l’habilitation au niveau régional ne donne pas automatiquement droit à des crédits.

LES SPECIFICITES DES DENREES FEAD

Toute structure qui reçoit des denrées « FEAD » (Fonds Européen d’Aide aux plus Démunis) par l’intermédiaire d’une Banque Alimentaire doit impérativement répondre aux exigences européennes qui s’ajoutent aux règles liées à l’habilitation régionale.

Ces exigences sont les suivantes :

• Les denrées financées par les FEAD doivent être distribuées gratuitement aux bénéficiaires ;
• Une comptabilité matière séparée doit être tenue pour les denrées FEAD ;
• Tout document attestant de la bonne réception des produits et de la distribution des denrées aux plus démunis doit être archivé pendant trois ans : bons de livraison, comptabilité, fiche d’identification des bénéficiaires…
• Une procédure écrite expliquant comment sont identifiées les personnes éligibles à l’aide alimentaire doit être conservée dans la structure.
• La structure doit assurer la publicité et la communication sur le financement par le FEAD des denrées distribuées (affiches,…).

Si votre structure n’est pas à même de remplir ces conditions, elle ne peut et ne doit pas recevoir des denrées financées par le FEAD.

Veuillez noter qu’une structure ayant reçu des denrées FEAD peut faire l’objet de contrôles de la Commission européenne, de la DGCS, des services déconcentrés des ministères des affaires sociales et de l’agriculture, de la Cour des comptes, et de FranceAgriMer.

2. QUI EST CONCERNÉ PAR L’HABILITATION RÉGIONALE ?

• Les personnes morales de droit privé dont l’activité ne couvre pas plus de 8 départements
• Sauf celles qui ont été désignées par leur association « tête de réseau » pour bénéficier d’une habilitation nationale  

Les structures qui couvrent 9 départements ou plus sur au moins deux régions doivent demander une habilitation nationale.

La liste des structures bénéficiant d’une habilitation nationale peut être consultée sur le site du Ministère des Solidarités et de la Santé en cliquant ici

3. QUELLES SONT LES CONDITIONS À RESPECTER POUR ÊTRE HABILITÉ ?

Suite aux modifications législatives introduites par la loi EGALIM du 30 octobre 2018, les conditions d’habilitation pour bénéficier de contributions publiques destinées à la mise en œuvre de l’aide alimentaire ont évolué.
Le décret n°2019-703 du 4 juillet 2019 relatif à la lutte contre la précarité alimentaire (articles R.266-2 à R.266-10 du code de l’action sociale et des familles) définit ces nouvelles conditions.
Ainsi, pour être habilitée à recevoir des contributions publiques destinées à la mise en œuvre de l’aide alimentaire, la personne morale de droit privé doit satisfaire aux conditions suivantes :

• Elle doit disposer des moyens pour réaliser :
  • La distribution de denrées aux personnes en situation de vulnérabilité économique ou sociale (« structure distributrice »)
  • Ou la fourniture de denrées à des personnes morales de droit public ou à des personnes morales de droit privé habilitées à l’aide alimentaire (« structure fournisseuse »)
• Elle propose un accompagnement, qui comporte au moins des actions d’écoute, d’information ou d’orientation (pour les structures distributrices)
• Elle met en place des actions pour proposer autant que possible des produits sûrs, diversifiés et de bonne qualité
• Elle met en place des procédures pour respecter les normes d’hygiène et de sécurité des denrées alimentaires
• Elle assure la traçabilité physique et comptable des denrées alimentaires à chaque étape de la réception, de la transformation, du stockage et de la distribution
• Elle met en place les procédures de collecte et de transmission des données statistiques relatives à l’activité d’aide alimentaire déclarées chaque année
• Elle s’engage à se soumettre aux contrôles de l’habilitation.

4. COMMENT FAIRE UNE DEMANDE ?

La campagne d’habilitation est ouverte par arrêté préfectoral, qui précise dans quel délai le dossier doit être déposé.
Arrêté préfectoral fixant les dates limites de dépôt des demandes pour 2021 : cf pièce jointe
Formulaire de demande d’habilitation régionale : cf pièce jointe

La demande d’habilitation doit être adressée au Préfet de région du siège social du demandeur.

Cet envoi peut être réalisé au plus tard le 30 avril 2021  :

• autant que possible par courrier électronique à l’adresse : drjscs-hdf-social@jscs.gouv.fr
• ou, à défaut, par courrier postal, en deux exemplaires, à l’adresse suivante : DRCS Hauts-de-France, Pôle des politiques sociales, 35 rue Boucher de Perthes, 59 000 Lille

5. SUR QUELS CRITÈRES EST ANALYSÉ LE DOSSIER DE DEMANDE ?

• Les dossiers incomplets ne sont pas recevables et sont automatiquement rejetés. Les pièces à fournir sont listées sur le formulaire de demande d’habilitation régionale.
• Ensuite, le respect des conditions pour être habilité précisées au point 3 sont évaluées à partir des pièces fournies dans la demande. Si nécessaire, des éléments complémentaires pourront également être demandés par les services instructeurs.

6. COMMENT SAVOIR SI LA DEMANDE A REÇU UN AVIS FAVORABLE, ET COMBIEN DE TEMPS DURE L’HABILITATION ?

Le Préfet de région fixe par arrêté la liste des personnes morales habilitées au niveau régional au plus tard 4 mois après la date limite de dépôt des demandes d’habilitation.
Cet arrêté est publié au recueil des actes administratifs et affiché en préfecture.

La première habilitation est délivrée pour une durée de trois ans, les suivantes le sont pour une durée de cinq ans.

L’absence de décision expresse de l’administration dans le délai de 4 mois à compter de la date limite de dépôt des demandes d’habilitation vaut décision implicite de rejet de la demande.

7. QUE FAIRE SI LA SITUATION DE L’ASSOCIATION ÉVOLUE ?

La structure doit faire connaître au Préfet de région toute modification portant sur l’un des éléments constitutifs de son dossier de demande d’habilitation sans délai, et au plus tard le 30 septembre de chaque année.

Celle-ci peut être adressée :

• soit par courrier électronique à l’adresse : drjscs-hdf-social@jscs.gouv.fr

• soit par courrier postal à l’adresse suivante : DRCS Hauts-de-France, Pôle des politiques sociales, 35 rue Boucher de Perthes, 59 000 Lille

Si la modification demandée change substantiellement le dossier initial, le Préfet pourra, après avoir entendu les représentants de la personne morale concernée, décider du retrait de l’habilitation.

8. QUELLES SONT LES OBLIGATIONS LIÉES À L’HABILITATION ?

A. Le respect permanent des conditions de l’habilitation régionale

L’habilitation implique le respect permanent des conditions énoncées aux articles R266-2 à R266-10 du Code de l’action sociale et des familles, et rappelées plus haut au point 3.

B. La transmission des données chiffrées de l’aide alimentaire

Les personnes morales habilitées ont l’obligation de transmettre les données chiffrées de l’aide alimentaire au titre d’une année civile avant le 10 mai de l’année suivante. (Arrêté du 8 août 2012 relatif aux données chiffrées de l’aide alimentaire et aux modalités de leur transmission)

Pour déclarer ces chiffres, les personnes morales habilitées reçoivent en règle générale un mail leur donnant accès à leur déclaration en ligne. La non-réception de ce mail ne les exempte cependant pas de leur obligation de déclarer leurs données dans les conditions prévues par l’arrêté.

9. QUELS SONT LES RISQUES EN CAS DE NON-RESPECT DES OBLIGATIONS LIÉES À L’HABILITATION ?

En cas de manquement à l’une des obligations auxquelles la personne morale de droit privé s’est engagée (exemples : non transmission des données chiffrées au mois de mai ou modification substantielle du dossier de demande d’habilitation), des sanctions, telles que le retrait de l’habilitation régionale, peuvent être prises par le Préfet de région. Ces sanctions sont prises si, à la suite d’une procédure contradictoire, la personne morale n’a pas remédié au(x) manquement(s) constaté(s) dans les délais prévus.

Sur le fondement des articles R. 266-11 et R 266-12 du Code de l’action sociale et des familles, des contrôles peuvent être effectués dans les centres de distribution des associations habilitées régionalement par les services de la Direction Régionale de la Cohésion Sociale.

10. COMMENT RENOUVELER SON HABILITATION ?

A l’issue de la première habilitation, valable pour une durée de trois ans, une nouvelle habilitation peut-être demandée, laquelle sera alors valable pour une durée de cinq ans.

La procédure de demande de « renouvellement » de l’habilitation est la même que pour la première demande d’habilitation.

Arrêté préfectoral fixant la date limite de dépôt des demandes de renouvellement de l’habilitation pour les associations ayant fait l’objet d’une habilitation en 2018 : cf pièce jointe
Formulaire de demande de renouvellement de l’habilitation : cf pièce jointe

PIÈCES JOINTES :

Demande d’une première habilitation régionale au titre de l’aide alimentaire

• Arrêté

  

  arrete_calendrier_2021_habilitations_aide_alimentaire_hdf.pdf

  (PDF – 76 ko)

• Formulaire

  

  formulaire_2021_habilitation_aide_alimentaire.docx

  (Word – 176.6 ko)

Demande de renouvellement de l’habilitation au titre de l’aide alimentaire

• Arrêté

  

  arrete_calendrier_2021_habilitations_aide_alimentaire_hdf.pdf

  (PDF – 76 ko)

• Formulaire

  

  formulaire_2021_renouvellement_habilitation_aide_alimentaire-1.docx

  (Word – 176.8 ko)

Schémas explicatifs de la procédure d’habilitation

• Le périmètre de l’habilitation

  

  publication_drcs_-_perimetre_de_l_habilitation.pdf

  (PDF – 271.2 ko)

• La procédure d’habilitation

  

  publication_drcs_-_procedure_d_habilitation.pdf

  (PDF – 301.5 ko)