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Habilitations régionales aide alimentaire

Article Actualités du Pôle COHESION SOCIALE 1er/03/2017

L’aide alimentaire consiste à fournir des denrées alimentaires aux personnes les plus démunies.

La réglementation prévoit que les personnes morales de droit privé doivent être habilitées pour percevoir des contributions publiques destinées à la mise en œuvre de l’aide alimentaire.

1. L’habilitation, pourquoi ?

L’habilitation permet d’être reconnu par les Pouvoirs Publics, sans pour autant constituer un label ou une marque de qualité.

Elle est obligatoire pour :

- Percevoir des contributions publiques destinées à la mise en œuvre de l’aide alimentaire. Il s’agit de toute aide, en nature ou financière, apportée par l’Union européenne, l’État, les collectivités territoriales ou les établissements publics. Au-delà des subventions publiques, il peut notamment s’agir de la mise à disposition d’un local, de la mise à disposition de personnel, du règlement des factures d’eau, d’électricité ou de gaz d’une structure ;
- Pour bénéficier de denrées financées par le Fonds européen d’aide aux plus démunis – FEAD ou par le Crédit National des Epiceries Sociales - CNES, même indirectement (via une Banque Alimentaire par exemple) ;
- Pour bénéficier de denrées ayant fait l’objet d’une défiscalisation pour le donateur, même indirectement (via une Banque Alimentaire par exemple) ;
- Signer une convention avec un distributeur du secteur alimentaire dans le cadre de la loi relative à la lutte contre le gaspillage alimentaire.

Pour autant, l’habilitation au niveau régional ne donne pas automatiquement droit à des crédits.

LES SPECIFICITES DES DENREES FEAD

Toute structure qui reçoit des denrées « FEAD » par l’intermédiaire d’une Banque Alimentaire doit impérativement répondre aux exigences européennes qui s’ajoutent aux règles liées à l’habilitation régionale.

Ces exigences sont les suivantes :
Les denrées financées par les fonds FEAD doivent être distribuées gratuitement aux bénéficiaires ;
Une comptabilité matière séparée doit être tenue pour les denrées FEAD ;
Tout document attestant de la bonne réception des produits et de la distribution des denrées aux plus démunis doit être archivé pendant trois ans : bons de livraison, comptabilité, fiche d’identification des bénéficiaires…

Une procédure écrite expliquant comment sont identifiées les personnes éligibles à l’aide alimentaire doit être conservée dans la structure.
La structure doit assurer la publicité et la communication sur le financement par le FEAD des denrées distribuées (affiches,…).

Si votre structure n’est pas à même de remplir ces conditions, elle ne peut et ne doit pas recevoir des denrées financées par le FEAD.

Veuillez noter qu’une structure ayant reçu des denrées FEAD peut faire l’objet de contrôles de la Commission européenne, de la DGCS, des services déconcentrés des ministères des affaires sociales et de l’agriculture, de la Cour des comptes, et de FranceAgriMer.

2. Qui est concerné par l’habilitation régionale ?

-  Les personnes morales de droit privé dont l’activité ne couvre pas plus de 8 départements ;
-  Sauf celles qui ont été désignées par leur association « tête de réseau » pour bénéficier d’une habilitation nationale.

Les structures qui couvrent 9 départements ou plus doivent demander une habilitation nationale.
La liste des structures bénéficiant d’une habilitation nationale peut être consultée sur le site du Ministère de l’Agriculture, de l’agroalimentaire et de la forêt : http://agriculture.gouv.fr/mise-en-oeuvre-de-laide-alimentaire-listes-des-structures-habilitees

3. Quelles sont les conditions à respecter pour être habilité ?

 Disposer d’une organisation permettant :
- Soit la distribution de denrées alimentaires aux personnes les plus démunies ;
- Soit la fourniture de denrées alimentaires à d’autres personnes morales.
 Avoir mis en place des procédures garantissant que les denrées sont conformes aux exigences en vigueur en matière d’hygiène des denrées alimentaires ;
 Assurer la traçabilité physique et comptable des denrées ;
 Avoir mis en place les procédures de collecte et de transmission des données chiffrées de l’aide alimentaire (arrêté du 8 août 2012).

4. Comment faire une demande ?

La campagne d’habilitation est ouverte par arrêté préfectoral, qui précise dans quel délai le dossier doit être déposé.

Arrêté préfectoral fixant les dates limites de dépôt des demandes pour les deux fenêtres de 2017 : PJ

Formulaire de demande d’habilitation régionale : PJ

La demande d’habilitation doit être adressée au Préfet de région du siège social du demandeur.

Cet envoi peut être réalisé :
- autant que possible par courrier électronique à l’adresse : DRJSCS-HDF-SOCIAL@drjscs.gouv.fr
- ou, à défaut, par courrier postal, en deux exemplaires, à l’adresse suivante : Pôle des politiques sociales, 20 Square Friant les 4 chênes, 80039 Amiens Cedex 1.

Pour 2017, les commissions de sélection auront lieu le 1er juin pour la première fenêtre et le 19 octobre pour la seconde.

5. Sur quels critères est analysé le dossier de demande ?

- Les dossiers incomplets ne sont pas recevables et sont automatiquement rejetés. Les pièces à fournir sont listées sur le formulaire de demande d’habilitation régionale ;
- Ensuite, le respect des conditions pour être habilité précisées au point 3 sont évaluées à partir des pièces fournies dans la demande. Si nécessaire, des éléments complémentaires pourront également être demandés par les services instructeurs.

6. Comment savoir si la demande a reçu un avis favorable, et combien de temps dure l’habilitation ?

Le Préfet de région fixe par arrêté la liste des personnes morales habilitées au niveau régional au plus tard 4 mois après la date limite de dépôt des demandes d’habilitation.
Cet arrêté est publié au recueil des actes administratifs et affiché en préfecture.

La première habilitation est délivrée pour une durée de trois ans], les suivantes le sont pour une durée de dix ans.

L’absence de décision expresse de l’administration dans le délai de 4 mois à compter de la date limite de dépôt des demandes d’habilitation vaut décision implicite de rejet de la demande.

7. Que faire si la situation de l’association évolue ?

La structure doit faire connaître au Préfet de région toute modification portant sur l’un des éléments constitutifs de son dossier de demande d’habilitation sans délai, et au plus tard le 30 septembre de chaque année.

Celle-ci peut être adressée :

- soit par courrier postal à l’adresse suivante : Pôle des politiques sociales, 20 Square Friant les 4 chênes, 80039 Amiens Cedex 1.
- soit par courrier électronique à l’adresse : DRJSCS-HDF-SOCIAL@drjscs.gouv.fr

Si la modification demandée change substantiellement le dossier initial, le Préfet pourra, après avoir entendu les représentants de la personne morale concernée, décider du retrait de l’habilitation.

8. Quelles sont les obligations liées à l’habilitation ?

a. Le respect permanent des conditions de l’habilitation régionale
L’habilitation implique le respect permanent des conditions énoncées aux articles R. 230-10 à R.230-24 du code rural et de la pêche maritime et rappelées plus haut au point 3.

b. La transmission des données chiffrées de l’aide alimentaire
Les personnes morales habilitées ont l’obligation de transmettre les données chiffrées de l’aide alimentaire au titre d’une année civile avant le 10 mai de l’année suivante. (Arrêté du 8 août 2012 relatif aux données chiffrées de l’aide alimentaire et aux modalités de leur transmission).

Pour déclarer ces chiffres, les personnes morales habilitées reçoivent en règle générale un mail leur donnant accès à leur déclaration en ligne. La non-réception de ce mail ne les exempte cependant pas de leur obligation de déclarer leurs données dans les conditions prévues par l’arrêté.

9. Quelles sont les risques en cas de non-respect des obligations liées à l’habilitation ?

En cas de manquement à l’une des obligations auxquelles la personne morale de droit privé s’est engagée (exemples : non transmission des données chiffrées au mois de mai ou modification substantielle du dossier de demande d’habilitation), des sanctions, telles que le retrait de l’habilitation régionale, peuvent être prises par le Préfet de région. Ces sanctions sont prises si, à la suite d’une procédure contradictoire, la personne morale n’a pas remédié au(x) manquement(s) constaté(s) dans les délais prévus.

Sur le fondement des articles R.230-24 du Code rural et de la pêche maritime, des contrôles peuvent être effectués dans les centres de distribution des associations habilitées régionalement par les services de la Direction régionale, de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale.

10. Comment renouveler son habilitation ?

A l’issue de la première habilitation, valable pour une durée de trois ans, une nouvelle habilitation peut-être demandée, laquelle sera alors valable pour une durée de dix ans.

La procédure de demande de « renouvellement » de l’habilitation est la même que pour la première demande d’habilitation.

Arrêté préfectoral fixant pour 2017 la date limite de dépôt des demandes de renouvellement de l’habilitation pour les associations ayant fait l’objet d’une habilitation en 2014 : PJ
Formulaire de demande de renouvellement de l’habilitation : PJ

La commission de sélection pour les demandes de renouvellement de l’habilitation aura lieu le 3 octobre.

Contacts des référents aide alimentaire à la DRJSCS Hauts-de-France

DRJSCS-HDF-SOCIAL@drjscs.gouv.fr
Tél : 03.20.14.42.01 / 03.22.33.89.07

Pièces jointes :

Demande d’une première habilitation régionale au titre de l’aide alimentaire


• Arrêté

Arrêté aide alimentaire_dde d’habilitation 2017
(PDF – 775 ko)

• Formulaire

Formulaire demande d’habilitation régionale aide alimentaire - Hauts-de-France
(Word – 135.3 ko)








Demande de renouvellement de l’habilitation au titre de l’aide alimentaire


• Arrêté

Arrêté aide alimentaire_renouvellement d’habilitation 2017
(PDF – 716 ko)

• Formulaire

Formulaire demande de renouvellement de l’habilitation régionale aide alimentaire - Hauts-de-France
(Word – 196 ko)




Schémas explicatifs de la procédure d’habilitation


• Le périmètre de l’habilitation

Le périmètre de l’habilitation
(PDF – 297.5 ko)

• La procédure d’habilitation

La procédure d’habilitation
(PDF – 387 ko)

• Arbre décisionnel

Arbre décisionnel
(PDF – 303.1 ko)